Leadership: Umění dát zpětnou vazbu

08.03.2022

Jedna z povinností a odpovědností lídra, manažera, trenéra, mentora či supervizora je umění dát zpětnou vazbu. Ať už je předávána na klasických 1:1, tedy rozhovory jeden-na-jednoho, nebo při běžném provozu a řešení nastalých situací. Přesto většina těchto zpětných vazeb skončí u lídrů někde na pomezí:

  • vlastně nevím, zda mě druhý vnímal;
  • vše udělal špatně a nechce přijmout zodpovědnost;
  • dyť je to jasné, že to měl udělat tak-tak-tak;
  • já mu tady chci pomoci a on je ještě uražený;
  • a podobně. 

Pokud si toto říkáte, bohužel bude asi chyba právě na Vaší straně. Moderní je dávat tzv. produktivní/konstruktivní zpětnou vazbu. Co to ale vlastně je? Proč většina těchto rozhovoru končí demotivací, nezapojením, nepřijmutí odpovědnosti, či dokonce emočním únosem, křikem, hysterií, a problematika je stále nevyřešena. 

Nebojte se nic, vše je jen o tom se zastavit a říct si, co mohu příště udělat lépe. Zpětná vazba, jako každá forma komunikace je dvouproudá silnice. Jedny informace jsou zároveň vysílány i přijímány. Existuje formule, která definuje postoj komunikace:

Myslet neznamená vyslovit,
vyslovit neznamená vyslyšet,
vyslyšet neznamená porozumět,
porozumět neznamená souhlasit,
souhlasit neznamená vykonat,
vykonat neznamená dodržovat.  

Cílem je vytvořit vztah, který povede k autonomii, kreativitě, zapojení a odpovědnosti. To autoritativní přístup neumožňuje. Tedy ten, který říká "to bylo špatně, tohle chci lépe, ty musíš udělat". Moderní leadership využívá principu koučinku a mentoringu. Tedy vytváří prostor pro motivaci skrze volby. Volba je výsledkem dobré otázky. Otázka vzniká nasloucháním. "co myslíš, že se nepovedlo, našim cílem je xxxxx, co bys potřeboval za zdroje a jak já ti mohu pomoci" K tomu napomáhá konstruktivní zpětná vazba, která využívá empatie, mentoringu, odstupu od vzniklé situace a vybízí k nápravě formou společné debaty s delegováním odpovědnosti. 

Konstruktivní zpětná vazba se skládá ze 7 základních bodů  ➡️ ➡️ ➡️

  1. MĚJME DOBRÝ ÚMYSL
    Je snadné vnímat nedostatky druhých, ale právě vnímání jejich přidané hodnoty umožňuje oběma stranám se aktivně zapojit a přijít na způsob řešení nastalé situace. Věřme, že druhý ví, jak situaci může napravit.

  2. BUĎME KONKRÉTNÍ
    Je důležité popsat, o čem se konkrétně bavíme. Co se stalo, jaké to má dopady. Snažme se držet informace stručně a mějme své tvrzení podložené. Vyzývejme druhého, aby situaci popsal svými slovy.


  3. ADAPTUJME
    Každý z nás jsme jiní. Našim úkolem je umět adaptovat svou řeč, ale i neverbální stránku tomu, komu dáváme zpětnou vazbu. Najití společné řeči umožňuje pochopení. 

  4. VYZÝVEJME K AKCI
    Konstruktivní zpětná vazba vychází z oboustranné dohody. Ptejme se na očekávání, protinázory, potřeby, sledujme emoce, fyzické reakce a dojděme k dohodě a společné nápravě. 

  5. NASLOUCHEJME
    Při zpětné vazbě je důležitější než my právě protistrana. Více se ptejme a nechme mluvit druhé. Projevme zájem a zkusme vytvořit prostředí oboustranné důvěry. Stavme naše další kroky na vztahu MY, tedy JÁ+TY. Mé potřeby + tvé potřeby = naše cíle a kroky. 

  6. PROJEVME VDĚČNOST
    Už jenom to, že druhá strana chce situaci napravit nebo například udělala v dané situaci i třeba minimum kladného, podtrhněme to. Zmiňme podstatu Vašeho vztahu. Nenechme přece, aby jedna situace zastínila dosavadní spolupráci. 

  7. MENTORUJME
    Než direktivní formou oznámit co chceme, zkusme zmínit, jak bychom dané situace řešili my, či co nám v minulosti pomohlo. Dejme názorné příklady a možnosti a nechme, aby si druhá strana vybrala, zda jim něco přijde inspirativní. 

Zaměřme se tedy na to, že zpětná vazba nemá být kritická. Tedy není na místě pouze kritizovat a podtrhávat co se nepovedlo. Pokud bychom se drželi schématu cukr - bič, může se stát, že utlačíme vnitřní pohon toho, s kým hovoříme. Navíc sami sebe dovedeme do stavu nespokojenosti. Stejné se dá uplatnit i ve formě pozitivní zpětné vazby. I zde je potřeba přijít s detaily, konkretizovat KDO - CO - JAK splnil či dokonce předčil oproti očekávání. 

Častá otázka je, zda o výsledcích hovořit otevřeně v týmu nebo jen na 1:1. Odpovědí je, zda je výsledek potřeba probrat před týmem a dát hodnotný příklad. Ten by měl vzbudit motivaci a daného výsledku bylo dosaženo cestou svobodně ležících zdrojů. Tedy všichni mohou daného výsledku dosáhnout, když budou zapojeni, motivováni, přijmou odpovědnost a pochopí hodnotu dosažení stanoveného cíle. Na druhou stranu berme v potaz, že negativní/konstruktivní zpětná vazba spíše patří mezi čtyři oči. 

Share