
Leadership: Umění dát zpětnou vazbu
Jedna z povinností a odpovědností lídra, manažera, trenéra, mentora či supervizora je umění dát zpětnou vazbu. Ať už je předávána na klasických 1:1, tedy rozhovory jeden-na-jednoho, nebo při běžném provozu a řešení nastalých situací. Přesto většina těchto zpětných vazeb skončí u lídrů někde na pomezí:
- vlastně nevím, zda mě druhý vnímal;
- vše udělal špatně a nechce přijmout zodpovědnost;
- dyť je to jasné, že to měl udělat tak-tak-tak;
- já mu tady chci pomoci a on je ještě uražený;
- a podobně.
Pokud si toto říkáte, bohužel bude asi chyba právě na Vaší straně. Moderní je dávat tzv. produktivní/konstruktivní zpětnou vazbu. Co to ale vlastně je? Proč většina těchto rozhovoru končí demotivací, nezapojením, nepřijmutí odpovědnosti, či dokonce emočním únosem, křikem, hysterií, a problematika je stále nevyřešena.
Nebojte se nic, vše je jen o tom se zastavit a říct si, co mohu příště udělat lépe. Zpětná vazba, jako každá forma komunikace je dvouproudá silnice. Jedny informace jsou zároveň vysílány i přijímány. Existuje formule, která definuje postoj komunikace:
Cílem je vytvořit vztah, který povede k autonomii, kreativitě, zapojení a odpovědnosti. To autoritativní přístup neumožňuje. Tedy ten, který říká "to bylo špatně, tohle chci lépe, ty musíš udělat". Moderní leadership využívá principu koučinku a mentoringu. Tedy vytváří prostor pro motivaci skrze volby. Volba je výsledkem dobré otázky. Otázka vzniká nasloucháním. "co myslíš, že se nepovedlo, našim cílem je xxxxx, co bys potřeboval za zdroje a jak já ti mohu pomoci" K tomu napomáhá konstruktivní zpětná vazba, která využívá empatie, mentoringu, odstupu od vzniklé situace a vybízí k nápravě formou společné debaty s delegováním odpovědnosti.
Konstruktivní zpětná vazba se skládá ze 7 základních bodů ➡️ ➡️ ➡️
- MĚJME DOBRÝ ÚMYSLJe snadné vnímat nedostatky druhých, ale právě vnímání jejich přidané hodnoty umožňuje oběma stranám se aktivně zapojit a přijít na způsob řešení nastalé situace. Věřme, že druhý ví, jak situaci může napravit.
- BUĎME KONKRÉTNÍJe důležité popsat, o čem se konkrétně bavíme. Co se stalo, jaké to má dopady. Snažme se držet informace stručně a mějme své tvrzení podložené. Vyzývejme druhého, aby situaci popsal svými slovy.
- ADAPTUJME
Každý z nás jsme jiní. Našim úkolem je umět adaptovat svou řeč, ale i neverbální stránku tomu, komu dáváme zpětnou vazbu. Najití společné řeči umožňuje pochopení. - VYZÝVEJME K AKCI
Konstruktivní zpětná vazba vychází z oboustranné dohody. Ptejme se na očekávání, protinázory, potřeby, sledujme emoce, fyzické reakce a dojděme k dohodě a společné nápravě. - NASLOUCHEJME
Při zpětné vazbě je důležitější než my právě protistrana. Více se ptejme a nechme mluvit druhé. Projevme zájem a zkusme vytvořit prostředí oboustranné důvěry. Stavme naše další kroky na vztahu MY, tedy JÁ+TY. Mé potřeby + tvé potřeby = naše cíle a kroky. - PROJEVME VDĚČNOST
Už jenom to, že druhá strana chce situaci napravit nebo například udělala v dané situaci i třeba minimum kladného, podtrhněme to. Zmiňme podstatu Vašeho vztahu. Nenechme přece, aby jedna situace zastínila dosavadní spolupráci. - MENTORUJME
Než direktivní formou oznámit co chceme, zkusme zmínit, jak bychom dané situace řešili my, či co nám v minulosti pomohlo. Dejme názorné příklady a možnosti a nechme, aby si druhá strana vybrala, zda jim něco přijde inspirativní.

Zaměřme se tedy na to, že zpětná vazba nemá být kritická. Tedy není na místě pouze kritizovat a podtrhávat co se nepovedlo. Pokud bychom se drželi schématu cukr - bič, může se stát, že utlačíme vnitřní pohon toho, s kým hovoříme. Navíc sami sebe dovedeme do stavu nespokojenosti. Stejné se dá uplatnit i ve formě pozitivní zpětné vazby. I zde je potřeba přijít s detaily, konkretizovat KDO - CO - JAK splnil či dokonce předčil oproti očekávání.
Častá otázka je, zda o výsledcích hovořit otevřeně v týmu nebo jen na 1:1. Odpovědí je, zda je výsledek potřeba probrat před týmem a dát hodnotný příklad. Ten by měl vzbudit motivaci a daného výsledku bylo dosaženo cestou svobodně ležících zdrojů. Tedy všichni mohou daného výsledku dosáhnout, když budou zapojeni, motivováni, přijmou odpovědnost a pochopí hodnotu dosažení stanoveného cíle. Na druhou stranu berme v potaz, že negativní/konstruktivní zpětná vazba spíše patří mezi čtyři oči.
